Ta wiedza może Ci się przydać!

Strefa blogowa

Dostałaś nowy projekt? A może właśnie go po kimś przejęłaś? Ekscytacja miesza się w Tobie z lekkim napięciem, a w głowie pojawiają się liczne pytania, na które wciąż nie znasz odpowiedzi. Przed Tobą nowy temat, nowi ludzie, nowe oczekiwania – i oczywiście napięte dedlajny.

Zanim jednak wciągniesz się w wir spotkań, tasków i tabelek, zatrzymaj się na chwilę i sprawdź czy masz wszystko, czego potrzebujesz. Dobrze poprowadzony projekt nie zaczyna się od listy zadań. Zaczyna się od zrozumienia kontekstu, granic i ludzi, z którymi będziesz pracować.

Ja, w swojej pracy, zawsze trzymam się tych 5 kroków.

1. Po co?

Znasz strategię “Golden circle” Simona Sineka? Zanim stworzę konkretny plan działania, chcę poznać cel biznesowy projektu - ale ten prawdziwy. To tzw. DLACZEGO projektu, jest kluczowe, by zrozumieć, po co w ogóle to robisz.

Jaką wartość Twój projekt ma wnieść do organizacji? Co usprawni? Co zmieni? Na czym głównie zależy sponsorowi i właścicielowi biznesowemu? Poproś by Ci o tym trochę opowiedzieli. Możesz usłyszeć coś nieoczywistego, czego kompletnie nie brałaś pod uwagę.

Wyklarowanie tego na samym początku projektu, pozwoli Ci skupić się na rzeczywistej wartości, a nie tylko odhaczonych zadaniach.

2. Co i na kiedy?

Skoro wiesz już do czego dążysz, możesz skupić się na metrykach. Na tym etapie definiujesz bazowe wymagania, priorytety i czas realizacji. Nieważne w jakiej metodyce realizujesz projekt - idea jest ta sama, musisz przełożyć wizję na język konkretów, by zespół wiedział na czym się skupić.

Ustal granice i ramy. Najlepiej na piśmie. Żeby później nie było pretensji i rozczarowań. Dokumentowanie zakresu może nie jest najbardziej ekscytującą częścią zarządzania projektami… niemniej bez tego jesteś jak dziecko we mgle bazujące tylko na swojej intuicji.

3. Zespół

Mapowanie zespołu może odbywać się równolegle z definiowaniem bazowego zakresu. Najlepiej zacznij ten proces od “góry” - tj. kto jest sponsorem projektu, kto właścicielem biznesowym, kto reprezentuje poszczególne funkcje, kto podejmuje decyzje, a z kim trzeba je skonsultować, a kogo jedynie poinformować?

Trochę tego jest, ale jeśli się odpowiednio przyłożysz do zadania, możesz mieć pewność, że nikogo ważnego nie pominęłaś. Przy okazji zrób nieformalny wywiad. Ja zawsze sprawdzam kto jest w miarę sensowny, z kim można “po ludzku” pogadać, na kogo raczej uważać. Przyda Ci się to w zarządzaniu komunikacją ;)

Na koniec wrzuć wszystko do diagramu obrazującego strukturę projektową i będzie to Twój punkt odniesienia na najbliższe tygodnie, a może nawet miesiące.

4. Kasa

Niestety - bez kasy nie ma imprezy :) Zanim pójdziesz szeroko i zapełnisz tablicę wymagań najskrytszymi pragnieniami swojego klienta, określ jaki macie budżet. A jeśli przejęłaś po kimś trwający już projekt ustal - czy jeszcze masz jakiś budżet.

Niektóre decyzje dotyczące finansowania potrafią się ciągnąć w nieskończoność, dlatego im wcześniej zorientujesz się w sytuacji, tym masz więcej przestrzeni na odpowiednie działania.

I tak oto, z pełną kabzą, możesz ruszać dalej.

5. Dokumentacja i rutyny komunikacyjne

Jeszcze tylko ten krok i możesz zacząć planować swoje ulubione taski! Zdefiniuj jak chcesz prowadzić projekt, jakie narzędzia masz do dyspozycji, gdzie będziesz trzymać dokumentację i w jakiej formie będziesz ją przechowywać? Opcji jest wiele - może być to jeden centralny system do zarządzania projektami, może być SharePoint czy Google Drive. Wszystko zależy od tego co jest dostępne lub jakie wymagania ma względem tego Twój klient.

Zastanów się w jaki sposób będziesz się komunikować z zespołem i interesariuszami. Może to być np. duże spotkanie co miesiąc, dla wszystkich zainteresowanych i tygodniowe statusy z zespołem roboczym. Niektóre spotkania możesz planować ‘ad hoc’, a pewne sprawy będzie można załatwić szybko na dedykowanym czacie? Pomyśl co Ci się najlepiej sprawdzi i da Ci najlepszy ogląd sytuacji i trzymania ręki na pulsie.

Zaadresowanie tych 5 punktów może zająć Ci trochę czasu, niemniej bez wstępnego śledztwa i analitycznej pracy ryzykujesz wejście do projektu w trybie “ogarniaczki wszystkiego i niczego”.

Ta checklista to nie tworzenie dokumentacji, z której nikt nie będzie potem korzystał.

To konkretne narzędzie, dzięki któremu, jako PMka, będziesz miała poczucie, że masz grunt pod nogami. A zespół – że ktoś tym statkiem naprawdę steruje.

Dobre przygotowanie i zrozumienie projektu na samym początku, sprawi, że poczujesz się pewniej w swoich działaniach i zobaczysz autentyczny sens swojej pracy.
 

Łucja Czajkowska z siedzibą we Wrocławiu. Wszystkie prawa zastrzeżone. Kopiowanie treści oraz zdjęć zabronione. Obowiązek informacyjny przed wyrażeniem zgód na przetwarzanie danych (zobacz). Regulamin sklepu >> Realizacja: ColinMedia.eu