Ta wiedza może Ci się przydać!

Strefa blogowa

Nie ma projektu bez komunikacji! W teorii każdy wie jak ważna, dla powodzenia projektu, jest komunikacja. Mimo to, nieświadomie powielamy nawyki i schematy, które z czasem, utrudniają nam funkcjonowanie.

Nawet najbardziej ogarnięty lider czy liderka może wpaść w pułapkę milczenia, nadinterpretacji czy domyślania się. A potem już tylko krok do frustracji, błędów i niepotrzebnych eskalacji.

Ostatecznie nawet najlepsze narzędzia, procedury i plany, nie zastąpią zwykłej rozmowy, zrozumienia i wspólnego języka.

Zebrałam dla Ciebie 5 najczęstszych komunikacyjnych pułapek, w które wpadamy w projektach – i sposoby, jak się z nich wydostać. Te błędy mogą się zdarzyć każdemu, ale świadomość ich istnienia, to pierwszy krok do lepszej współpracy.

1. Zakładamy, że “wszyscy wiedzą, o co chodzi”

„Przecież to było na slajdzie”, „to oczywiste”, „każdy się domyśli” – te zdania słyszymy (i mówimy!) częściej, niż byśmy chcieli. Niestety, to pułapka. Ludzie filtrują informacje przez swoje doświadczenia, kontekst i emocje. Co dla Ciebie jest oczywiste, dla kogoś innego może być nieczytelne albo nawet mylące.

Jak się wydostać? Zamiast zakładać – pytaj. Sprawdzaj zrozumienie. Parafrazuj, proś o podsumowanie, potwierdzenie. Wprowadź nawyk kończenia spotkań krótkim „czy dobrze rozumiemy, że…”. Lepiej, na samym początku, zainwestować więcej czasu w zrozumienie, niż później, wciąż dementować plotki.

2. Mail zamiast rozmowy

Trudna sytuacja, temat pełen niedopowiedzeń, może jeszcze z domieszką emocji… i co robimy? Piszemy maila! Bo łatwiej, bo szybciej, bo mniej stresujące, albo można się fajniej ‘wyżyć’. Ale mail nie odda pełnego spektrum komunikacji: tonu, intencji, niuansów... A potem trzeba wysyłać kolejnych pięć wiadomości, żeby się ostatecznie zrozumieć.

Jak się wydostać: Jeśli temat jest delikatny, złożony lub ma potencjał do nieporozumień – od razu zaproponuj spotkanie. Nawet najkrótsza rozmowa może zaoszczędzić godziny pisania, frustracji, a nawet zdusić w zarodku niejeden konflikt.

3. Brak informacji zwrotnej

Wysyłasz dokument, prezentację, prototyp – i cisza. Nawet zwykłego OK Ci oszczędzono. Jak się wtedy czujesz? Wrzucasz pytanie na zbiorowego czata - znowu to samo... Brak feedbacku potrafi być demotywujący, ale prowadzi też do dryfu: nie wiemy, czy idziemy w dobrą stronę i co tak naprawdę dzieje się w projekcie.

Jak się wydostać: Traktuj feedback jako naturalny element komunikacji. Nie musi być formalny – wystarczy konkret: „to działa”, „to warto poprawić”, „tu mam pytanie”. Im szybciej informacja krąży – tym szybciej możemy działać.

4. Brak jasnych oczekiwań

Czasem wydaje się, że wszystko ustalone, a potem wychodzi, że każdy rozumie to inaczej. Bo nikt nie powiedział jasno: co, kto, do kiedy, w jakiej formie i z kim. Efekt? Opóźnienia, frustracje, nieporozumienia. Skutki niejasnych oczekiwań, mogą naprawdę ciągnąć się przez cały projekt.

Jak się wydostać: Na samym początku projektu - najlepiej podczas kick-offu - ustal konkrety. Kto jest odpowiedzialny? Co ma być dostarczone? Do kiedy? W jakiej formie? Jak się będziecie komunikować. Taką transparencją zbudujesz wspólne zrozumienie i poczucie bezpieczeństwa w zespole.

5. Milczenie z powodu lęku

Widzisz, że coś nie działa. Ale nie mówisz. Bo nie chcesz nikogo urazić. Bo boisz się, że będziesz “tą trudną osobą”. Bo boisz się, że “wyjdziesz na głupka”. Tymczasem brak reakcji to też komunikat – tylko często nie taki, jaki chcesz wysłać. Twoją rolą nie jest milczenie.

Jak się wydostać: Rozmawiaj – z empatią, ale szczerze. Zamiast milczeć, nazwij problem, zapytaj o perspektywę, poszukaj rozwiązania, mów co widzisz. Pytanie, gdy się czegoś nie rozumie, to nie słabość, a konstruktywna konfrontacja to nie konflikt – to szansa na poprawę i rozwój.

Komunikacja nie musi być idealna – wystarczy, że będzie intencjonalna i autentyczna.

Czasem wystarczy jedno zdanie, by coś odblokować. Jedno pytanie, które zapobiega chaosowi. Jedna rozmowa, która zamiast eskalacji przynosi zrozumienie.

Nie bój się mówić, nawet jeśli nie masz jeszcze wszystkich odpowiedzi. Jasność nie bierze się z perfekcji – tylko z odwagi, by się zatrzymać i zapytać: czy naprawdę się rozumiemy?

W projektach liczy się tempo, ale to komunikacja ustawia kierunek. Dlatego czasem warto zwolnić, żeby potem iść dalej – razem.

Łucja Czajkowska z siedzibą we Wrocławiu. Wszystkie prawa zastrzeżone. Kopiowanie treści oraz zdjęć zabronione. Obowiązek informacyjny przed wyrażeniem zgód na przetwarzanie danych (zobacz). Regulamin sklepu >> Realizacja: ColinMedia.eu